Šachový svaz České republiky Zápisy spolků do rejstříků
Tento článek má za cíl poskytnout oddílům a krajům přehledný stručný návod, jak dostát zákonným povinnostem spolků ohledně zápisů do tzv. veřejných rejstříků.
Zároveň chceme blíže vysvětlit dvě usnesení, která schválili delegáti letošní Konference ŠSČR:
- Konference ŠSČR ukládá pobočným spolkům, aby doplnily do Sbírky listin všechny chybějící účetní závěrky a listiny od roku 2014 a tuto Sbírku listin průběžně doplňovaly dle zákona a nařízení.
- Konference ŠSČR ukládá všem členům ŠSČR v souvislosti s Rejstříkem sportovních organizací, sportovců, trenérů a sportovních zařízení aktualizovat všechny potřebné údaje do tohoto rejstříku.
1) Veřejný rejstřík a Sbírka listin
Najdete jej zde, návod k zápisu údajů je zde.
Jak by měl zápis Vašeho spolku vypadat (ať už oddílu, nebo krajského šachového svazu jako pobočného spolku ŠSČR), si můžete prohlédnout např. po vyhledání Šachový svaz České republiky z. s.
U spolků je třeba mít zapsané v rejstříku také tyto údaje:
Účel spolku, vedlejší hospodářská činnost (má-li na ni spolek živnostenský list nebo jiné oprávnění a současně ji má i ve stanovách), statutární orgán (např. předseda, nebo výkonný výbor – dle stanov), kontrolní orgán (např. revizní komise, apod.) má-li jej spolek zřízen, způsob jednání a podepisování za spolek, nejvyšší orgán (např. členská schůze, konference, valná hromada apod.).
Dále si po vyhledání ŠSČR můžete zvolit možnosti „Výpis platných“, „Úplný výpis“ a „Sbírka listin“. Průběžně je nutné zveřejňovat:
- účetní závěrky do Sbírky listin, čehož se právě týká usnesení letošní Konference ŠSČR. Jak zasílat účetní závěrky do veřejného rejstříku se dozvíte zde. Pokud by Vám činily problémy elektronické formuláře, můžete své účetní závěrky zaslat na soud i poštou na elektronickém nosiči – např. na CD, nebo DVD, s průvodním dopisem podepsaným statutárním orgánem spolku (podpis by měl být úředně ověřen, např. na poště),
- případné změny v údajích o spolku, stanovách nebo ve členech statutárního orgánu a kontrolního orgánu, což je u nás Výkonný výbor a Revizní komise. Každou změnu je nutné podložit. Pobočné spolky ŠSČR, tedy krajské šachové svazy, potřebují k zápisu do rejstříku plnou moc od ŠSČR, kterou na vyžádání poskytne sekretariát (sekretariat@chess.cz)
Při volební konferenci spolku je formálně správné odvolat všechny členy VV a RK a zvolit nové členy, i kdyby složení VV a RK zůstávalo stejné. Následně VV a RK v rejstříku vymazat a zapsat. Tímto postupem je pak zřejmá délka trvání jejich mandátu. Vzorová usnesení najdete např. v zápisu z volební Konference ŠSČR z roku 2020 zde.
Bohužel, za nedodržení těchto povinností spolku hrozí pokuta až do výše 100.000 Kč.
2) Rejstřík sportu Národní sportovní agentury
Tohoto rejstříku se týká druhé výše uvedené usnesení Konference ŠSČR. Najdete jej zde, podrobný manuál k zápisu Vašeho spolku je zde. Povinnost zapsat se do Rejstříku sportu mají všechny spolky, které žádají o podporu ze státního rozpočtu, např. v programu Můj klub. Zápis ale můžeme vřele doporučit i všem ostatním oddílům a dalším šachovým subjektům. Probíhá elektronicky, není složitý a je zdarma. Výpis členů oddílu z databáze ŠSČR ve formátu, který požaduje rejstřík, Vám může na vyžádání zaslat Jitka Kniezková (jitka.kniezkova@chess.cz). Krajský šachový svaz se do rejstříku může zapsat jako pobočný spolek, počet jeho členů bude 0.
3) Evidence skutečných majitelů
Jakkoli je zjevné, že naše šachové spolky skutečného majitele nemají, bohužel stále trvá povinnost zápisu do Evidence skutečných majitelů. Tuto povinnost kontrolují např. banky při zakládání účtu. Evidenci najdete zde, návod k zápisu připravila Česká unie sportu, např. zde. Do rejstříku by spolky měly zapsat členy svého statutárního orgánu. S účinností od 1. 6. 2021 dojde k zásadní novelizaci příslušného zákona a ke změně v zápisu skutečných majitelů. Ten by měl proběhnout automaticky z údajů, které má spolek uvedené ve Veřejném rejstříku (bod 1 tohoto článku). Zdá se tedy, že by se spolky o tuto povinnost nemusely starat. Pokud by došlo k nějaké další změně, budeme Vás informovat.
